Det nye lønnssystemet var det eneste som overlevde virusangrepet

Publisert: 10.04.2020

Sanne Sørlie, økonomisjef i Egil Eng & Co har god grunn til å være fornøyd med det nye lønnssystemet Visma Payroll, som de tok i bruk januar 2019

 I oktober i fjor ble Egil Eng & Co infisert av et datavirus som lammet flere bedrifter i Norge. Som resultat av det gikk den kjøp- og salgsstyrte virksomheten tre måneder uten å kunne fakturere sine kunder.

Sanne Sørlie, økonomisjef i Egil Eng & Co var godt fornøyd med å ha gått over til lønnssystemet Visma Payroll da viruset brøyt ut.

– Det var ekstremt heldig at lønnssystemet var oppe i skyen da viruset brøyt ut. Mange av de andre systemene som lå på serveren gikk tapt. Derimot var ansatte lykkelige over at de fikk lønna si som normalt. I tillegg fikk vi kjørt gjennom reiseregningene. Det var en trygghet at systemet fungerte optimalt, sier Sanne.

Egil Eng & Co, daglig leder, Kim Paulsen ser fram til virksomhetens 50- årsjubileum i august. Virksomheten driver i dag kjøp og salg av komponenter og enklere systemer innenfor hydrolikk, mekanikk og filter.

– Det er en milepæl at vi har overlevd opp- og nedturer i tillegg til virusangrep, sier han med et glimt i øyet.

Nytt og moderne lønnssystem

– Det nye og moderne lønnssystemet er tidsbesparende, som også har forenklet lønnskjøringen og min egen jobbhverdag, sier Sørlie.

De ansatte i Egil Eng & Co registrerte tidligere alle reiseregninger og fravær manuelt på papir og i et Excel- format. De ønsket seg først og fremst et forenklet og elektronisk lønnssystem, som kommuniserer godt med fraværs- og reiseregningsmodulen.

– Straks du har godkjent en reiseregning i det nye systemet Expence, blir det automatisk registrert i lønnssystemet. I systemet kan de ansatte enkelt søke om ferie og fravær, som går rett til godkjenning hos daglig leder, sier Sanne.  

Krever en ny tankegang

Sanne løfter fram at det i starten var utfordrende å få implementert inn det nye systemet.

– Vi brukte litt tid på å omstille oss og sette oss inn i en helt ny tenkemåte og rutiner. Det flunkende nye lønnssystemet krever at vi tenker på en helt ny måte, som vi fortsatt er bevisste på den dag i dag. Dertil har en effektiv opplæring av de ansatte gjort dem tilfreds med de nye fraværs- og reiseregningsmodulene, sier hun.

– Har vi spørsmål knyttet til det nye systemet, er det godt å ha Connect HRM i nærheten. Vi er godt fornøyd med den velfungerende kommunikasjonen og oppfølgingen de har gitt oss. De er behjelpelige og raske til å svare når vi trenger rådføring, sier Sanne fornøyd. 

Økt digitalisering

Kim fremhever at de stadig beveger seg i en digital retning, som har tatt ytterligere fart etter at Sanne kom inn i bedriften. At systemet forenkler reiseregningene deres, fristiller dessuten  deres egen tid.

– At vi fortsatt arbeider med enkelte manuelle systemer, har mest med kostnadene å gjøre. Jeg ser den store fordelen av å kunne jobbe i et skybasert forretningssystem, som tillater deg å kunne jobbe effektivt overalt. Min drøm er at alle systemer i framtiden er lagret inne i skya. For sikkerhetsskyld kan du godkjenne programmet via eksempelvis en bankbrikke, sier Sanne.

Ny netthandel

–  Siden virksomheten vår er styrt av det vi får solgt hver dag, vil fortsatt menneskelig oppfølging og kontakt være veldig viktig i kjøp- og salgsprosessen. I dag holder vi på å bygge opp en netthandel som vil effektivisere og frigjøre oss fra enkelte arbeidsoppgave. Dermed kan vi kan bruke tiden vår på andre ting, sier Kim.

– Denne gangen var det lønnssystemet som var lagret i skyen det som klarte seg best. Jeg vil si meg positiv til digital transformasjon, sier Kim.