Visma.Net Payroll gjorde det mulig for Follohus å kjøre lønnen selv

Publisert: 19.04.2020

Nye økonomisjef i Follohus, Kristian Haugen Ruud hadde ingen erfaring med lønnskjøring fra før av.

– Når jeg først skulle bli kjent med et nytt system, var det like greit å gå over til den mest moderne og framtidsrettede løsningen fra starten av, sier Kristian Haugen Ruud. Han startet som økonomisjef i Follohus for et halvt år siden.

Follohus er en entreprenørvirksomhet som har bygd boliger i over 25 år. I dag setter de opp mellom 120 og 130 boliger årlig for både profesjonelle og private utbyggere. Hovedmålet i arbeidet er å levere håndverk som står seg. Likens å skape gode boliger og bomiljøer for nye boligkjøpere rundt om i regionen.

 

Automatisk og enkelt system

Follohus har tidligere hatt applikasjoner gjennom Visma.Net på betaling og fakturaflyt som de er godt fornøyd med.

– Dertil ønsket vi å bytte til et så automatisk lønnssystem som mulig. Innledningsvis var alternativet å leie inn andre til å utføre lønnsoppgavene, sier han.

I november i fjor gikk Follohus over til lønnssystemet Payroll, som Kristian er godt fornøyd med.

– Overgangen har vært veldig smidig og fungert godt fra første lønnskjøring. Systemet er mer moderne med bedre funksjonalitet, og har et ekstra effektivt grensesnitt. Det er også innbydende i bruk, sier han fornøyd.

Tids- og kostnadsbesparende

– Det håndterbare lønnssystemet Payroll tillater at jeg kan utføre lønnsoppgavene selv. Systemet er også veldig effektivt og belaster tiden min veldig lite. At jeg kun bruker maks to timer på lønnskjøring virker også kostnadsbesparende, legger han til.

– Payroll lagrer effektivt all dokumentasjon i lønnssystemet når du registrerer et utlegg, refusjon, reiseregning eller fravær. Dermed er det enkelt å kontrollere og kjøre gjennom dokumentet på selve lønnskjøringsdagen. Med Visma Autopay går også utbetalingen raskt, sier Kristian.

Trygt system

Kristian fremhever at med 25 ansatte er det en trygghet at arkivering av lønnsslipper og vedlegg til refusjoner, styres i ett og samme system. Slik unngår vedleggene å bli lagret på de mange ulike serverne.

– Dertil er det fordelaktig at alle dokumenter i systemet ligger i skyen når det trengs en ny oppdatering. På den måten slipper jeg å gjøre oppdateringer for hånd, sier han.

Connect HRM- Raske og tilpasningsdyktige

– Siden vi valgte å bytte system midt i året, fikk vi noe manuelt arbeid som måtte registreres fra det gamle- og inn i det nye systemet. Med støtte fra Connect HRM brukte vi kun et par timer på arbeidet, sier han.

– Overgangen til nytt lønnssystem har også gått veldig bra. Vi satt opp en tidsplan for å rekke lønnskjøringen med det nye systemet. Vi holdt av en dag sammen med Connect HRM sin supporthjelp, hvor vi tilslutt kom i mål. I etterkant har de vært raske til å svare oss når vi hatt behov for assistanse. Tydelige avtaler på tidsbruk og tidspunkt for service har fungert bra, sier Kristian.

Positive til digitalisering

Kristian påpeker at de generelt er positive til bruken av digitale systemer. Allikevel ønsker de ikke å hoppe på for mange digitale systemer på en gang. Han ser nødvendigheten av å tilpasse bruken av flere digitale systemer.

– Våre ansatte har en veldig sprikende og variert arbeidshverdag. For oss er det viktig at de digitale løsningene er enkle å ta i bruk og tilrettelagt brukeren. Appene i Payroll er veldig brukervennlige. Eksempelvis kan ansatte åpne lønnslippen via en app, sier han.

– Om ti år har vi kanskje flyttet oss litt mer opp i skyen. Det er mye som er blitt automatisert her med støtte fra Visma.Net. Samtidig er det tungt å se at det å bygge hus skal kunne bli digitalisert. Samtidig er det også fordelaktig å være frampå, sier Kristian.